Políticas Específicas de Tratamiento de los Datos Personales

PRESENTACIÓN

Este documento incluye las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por Software Shop en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales y en especial la atención de consultas y reclamos relacionados. Igualmente, define los principios en materia de tratamiento y garantiza derechos para los Titulares de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

• Nombre SOFTWARE SHOP DE COLOMBIA SAS en adelante “Software Shop”.
• Domicílio: Bogotá D.C.
• Dirección: Carrera 7A No. 126A - 55
• Teléfono: +57 (1) 518 88 88
• Correo Electrónico: datapolicy@software-shop.com
• Teléfono: (601) 619 4000
• Página Web: www.software-shop.com

ANTECEDENTES NORMATIVOS

Artículo 15 de la Constitución Política

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

Artículo 20 de la Constitución Política

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

OBJETO

Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por Software Shop con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Software Shop. Estas políticas son de carácter obligatorio para Software Shop en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de Software Shop. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento. Estas Políticas de Tratamiento de la Información entraron en vigencia el 21 de febrero de 2022.

DEFINICIONES

• 1. Autorización

  Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• 2. Base de Datos

  Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• 3. Dato personal

  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• 4. Encargado del Tratamiento

  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• 5. Responsable del Tratamiento

  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• 6. Titular

  Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• 7. Tratamiento

  Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• 8. Consultas

  Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por Software Shop, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

• 9. Reclamos

  Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por Software Shop, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.

• 10. Dato público

  Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• 11. Dato semi privado

  Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.

• 12. Dato privado

  Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

PRINCIPIOS

Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por Software Shop en el proceso de administración de datos personales.

• 1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos

  El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• 2. Tratamiento y Finalidad:

  El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

  Software Shop lleva a cabo el tratamiento de la información de sus bases de datos con fines relacionados con la prestación del servicio, la relación contractual, la prevención del fraude lavado de activos, la financiación del terrorismo, corrupción y otras actividades ilegales; así mismo con fines comerciales y/o publicitarios de opciones y productos propios o de terceros ofrecidos al público a través de cualquier medio electrónico, entre ellos WhatsApp.

  Para los efectos arriba mencionados, Software Shop podrá transmitir la información a terceros, proveedores, operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero, o similares, para la consulta, actualización, perfilamiento y reporte de información, según corresponda.

• 3. Libertad

  El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• 4. Veracidad o calidad

  La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• 5. Transparencia

  En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de Software Shop o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• 6. Acceso y circulación restringida

  El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

• 7. Seguridad

  La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• 8. Confidencialidad

  Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

DATOS SENSIBLES

• 1. Definición

  Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• 2. Tratamiento

  Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

  c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

  d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

  En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

  Software Shop de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, y sin perjuicio del derecho que le asiste al usuario de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, cuando aplique, le solicitará la autorización libre, previa, informada, voluntaria y expresa del tratamiento de sus datos sensibles de huella dactilar, voz e imagen de su rostro. Su huella dactilar será utilizada con la finalidad de que se valide su identidad a través del proceso de autenticación electrónica ante la Base de Datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de manera previa al proceso de venta. Su voz, la imagen de su rostro y su huella dactilar serán utilizadas con la finalidad de validar su identidad en la prevención del fraude y lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilegales.

• 3. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

  En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

  Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Software Shop o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Software Shop, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• c) Ser informado por parte de Software Shop o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento Software Shop o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.

• f) Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

AUTORIZACIÓN

Recolección de los datos personales:
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por Software Shop deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

Autorización del Titular
Para que Software Shop realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.

Software Shop adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por Software Shop siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, Software Shop comunicará estos cambios a los titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.

Casos en que no es necesaria la autorización

• a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• b) Datos de naturaleza pública.

• c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

• d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Suministro de la información

La información solicitada por el titular será suministrada por Software Shop por el mismo medio que fue formulada. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Deber de informar al Titular

Software Shop, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

• a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

• b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

• c) Los derechos que le asisten como titular.

• d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares podrán en todo momento solicitar a Software Shop, la supresión parcial o total de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE SOFTWARE SHOP.

El procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.

Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de Software Shop podrá suministrarse a las siguientes personas:

• a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

• b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

PROCEDIMIENTOS

El titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante Software Shop, consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos de atención al usuario dispuestos por Software Shop a nivel nacional:

• Medio Escrito

• Página Web

CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable. Software Shop suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

• Al menos una (1) vez cada mes calendario.

• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, Software Shop solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

Para efectos de responder las consultas, Software Shop cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Software Shop, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Software Shop, como mínimo con la siguiente información:

   • - Nombre del proveedor responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento

   • - Nombre del peticionario

   • - Número de identificación del peticionario

   • - Hechos en que se fundamenta la solicitud

   • - Objeto de la petición

   • - Dirección de envío de correspondencia

   • - Documentos que pretenda hacer valer

   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

   En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

Software Shop, cumplirá los siguientes deberes:

• a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• d) Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• e) Tomar las medidas para que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

• i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

• k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los encargados del tratamiento y Software Shop cuando actúe como tal, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

• a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• b) Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

• d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

• e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.

• f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

• g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

• h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• m) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

• n) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable. Software Shop suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

• Al menos una (1) vez cada mes calendario.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, Software Shop solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

Para efectos de responder las consultas, Software Shop, cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Software Shop, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Software Shop, como mínimo con la siguiente información:
   • Nombre del proveedor responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento
   • Nombre del peticionario
   • Número de identificación del peticionario
   • Hechos en que se fundamenta la solicitud
   • Objeto de la petición
   • Dirección de envío de correspondencia
   • Documentos que pretenda hacer valer

   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
   
   En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los encargados del tratamiento y Software Shop cuando actúe como tal, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

• a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• b) Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

• d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

• e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.

• f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

• g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

• h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• m) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

• n) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Software Shop toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los lineamientos de seguridad de Software Shop se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información de Software Shop construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de Software Shop.

MODIFICACIONES

Software Shop se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información referidos a la identificación de Software Shop y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, Software Shop comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.